パンフレットをダウンロードする

日報について

顧客に紐付いた電子日報こそが真の情報共有
  • 日報について

日報とは「その日の報告」。つまりビジネスの基本であることは、誰もが承知しているところです。
しかし、どれだけの会社で実施されていますか?
日々、日報を書いているけれど、書いて終わり。
書くこと自体が目的となり、肝心の分析・検討までに至らないケースが多々あります。
手書き日報には、よくありがちな日報「あるある」です。

日報が、ただなんとなく書けばいいもので終わっている会社さんが多いようです。
ちょっと、覗いてみましょう。

CASE:株式会社ケーエイチティー様(群馬県)

上司の林部長と部下の白鳥さんへ「日報」に対して率直な思いをインタビューしました。

部下(白鳥さん 26歳)
  • 日報を書くために外出先から、会社に戻らないといけないのは面倒です。
  • このご時世に、手書きで日報を書かないといけないのは大変。
  • 書かなければいけない項目が多すぎて面倒。
  • 日報を書くのにとにかく時間がかかるのが嫌だわ、仕事で忙しいのに!
  • 書いて終わり、どうせ上司は何にも言ってくれないし。だから紙が無駄だと思うのよね。
上司(林部長 53歳)
  • ただ書いているという感じで、肝心なことがわからない。
  • 手書き日報だから、読めない字を書く部下もいて困る。
  • 目を通すのに時間がかかる。
  • チェックはするけど、検討までに至らない。
  • 部下からの相談やコメントへの応答がついつい遅れてしまい、返答できなくなる。

部下の白鳥さんからは、やはり「日報」に対して否定的な意見が次々と出てきました。
嫌だけど、書かされているという感じが、表情を見ても感じ取れました。

一方の上司である林部長は、
「ただ書けばいい、テキトーな感じがありありとわかる」とお話されてました。

部下へ「ちゃんと書け」と注意をするようですが、それでも、林部長が最も知りたい情報が
全くもって書かれていないという現状のようです。
林部長も、顔色が悪くだいぶお疲れの様子です。

林部長も白鳥さんも、心の中ではこんな風に思っているんですね。

「白鳥くん、日報をもう少し詳細に書いてくださいね〜。(ちゃんと書けよ!報告がなってない!!)」

「はい、わかりました・・・。(忙しいのに、なんでこんなもの書かなきゃなのよ!!)

こんな風に、両者のコミュニケーションには、お互いに理解しえない心の内があるのです。

負のスパイラルへ

「日報」が書けばいいもの、書く人からも、読む人からも雑な扱いをされています。

でも、「日報」には、こんな重要な役目があるのです。

現場の進捗状況や、異常の兆候を上司と部下で共有する

日報の役割、必要性を感じてはいる、手書き日報からなんとか管理できるように電子化したい、
だけど、日報の悩みや課題を解決する為に、どうすればいいのかわからない。
そんな会社様がたくさんあります。

先程の、日報でお悩みの株式会社ケーエイチティー様が、
この日報の悩みを解決するために、導入したマネジメントツールが

「クラウド日報管理システム BeWorks(ビーワークス)」です!

さて、ここからは株式会社ケーエイチティーの白鳥さんから、「クラウド日報管理システム BeWorks(ビーワークス)」を導入してからの変化をお話いただきます。

皆さん、白鳥例子でございます!
このBeWorks(ビーワークス)を始める前の私は、日報を書くことに抵抗があって、
「書いても無駄」、「忙しくて、日報どころじゃないのよ」なんて思っていました。

口には出さないけど、ついついそれが顔にも出ていたようで・・・。
林部長には随分気を遣わせてしまったわ。

でも、BeWorks(ビーワークス)を導入してからは、
色々なことが変わってきて、とても仕事がしやすくなったの。
お陰様で、白鳥例子本来の美しさを取り戻せたわ。

書く側
  • 外出先からでも日報が書けるようになりました。
  • パソコンはもちろん、スマホからも日報が書けます。
  • 日報のフォーマットがあるから、ラクになりました。
  • 仕事の合間を見ていつでも日報が書けるから、便利です。
  • 上司や同僚から、日報へコメントが来るようになって自分の仕事ぶりを見てくれる人がいると実感できるようになりました。
読む側
  • 出張先からも部下の日報が閲覧できて助かります。
  • 日報を通しての部下とコミュニケーションが生まれ、社内が円滑になりました。
  • 部下がきちんと日報を書くようになってくれました。
  • 部下の何の仕事にどれだけの時間を費やしているのか見えてくるようになりました。

白鳥さんは、見違えるほどイキイキとお仕事をされていましたし、
あんなに悩んでいた林部長は、最近ではお顔の色つやも良くて部下との関係も良好になってきたようです。

クラウド日報管理システム BeWorks(ビーワークス)は、

現場の進捗状況が一目瞭然。タイムリーに現場の状況をいつでも、どこでも、確認することができます。
事後報告になりやすいトラブルの予兆も見逃しません。

林部長は、こんな風にお話しています。

毎日、社員の日報を見ていると、それぞれの社員のコンディションが少しづつわかるようになってきた。
モチベーションが落ちている社員、「声をかけないといけない部下」を、すぐに察知し、我ながら、素早いフォローができるようになった。

とおっしゃっています。

双方のやりとりがスムーズになると、日報を活用した会議や
指導ができるようになり、自ずと成果が見えてくるようになります。
日報がただの報告で終わっている会社さんほど、残念ながら、伸び悩んでいます。
現場と管理者の認識のズレや溝を日報で埋めることができます。

また、グループウェアの日報は上司だけでなく、社員同士でも確認することができます。
部署のメンバーの動きが見えてきます。

誰がどんな仕事をしていて、どんなノウハウを持っているか。
同じ最前線にいる同僚からのアドバイス
こういう方法でやってみたらどうだ?といった上司以外の、同僚からのアドバイスなど、横のつながりも支援します。
共有することで、社員同士のリアルコミュニケーションも充実してきます。

また、日報を通して「振り返り」をすることで、仕事の質を高めることができます。

  • この仕事、うまくいった点は何だろう?
  • 「もっとこうすればよかった」点はなんだろう?
  • お客さまの視点に立ったら、もっと別の方法があったのではないか。

日報を通じて、目的意識を持つ。
目的を達成するために行った行動は、たとえ、成果が出なくても、
そのやり方が、目的達成に適していなかったことが分かる。新たな発見です。

これだけでも十分な成果です。
次に目的を達成できなかった要因を分析するというサイクルが身についてきます。

職場の気づきは、日報から。
「気づき」から、行動を変えることができる社員は成長します。
「日報」を書く、というすごく当たり前のことを、
当たり前のように継続すること。小さなことの積み重ねがやがて大きな成果へつながります。

BeWorksをご利用いただいている皆様の感想はこちら
  • 〇〇会社 社員:鈴木さん

    数字で記された「実態」を知り、常に時間をお金に換算し「無駄」を見つけて排除する、そんな思考が養われました。

  • 〇〇〇〇会社 社員:小島さん

    日報に書かれた「過去の事実」を、振り返り読んでいくと、「ああ、そうか!」と気づくことが多くなりました。

  • 〇〇会社 課長:長谷川さん

    日報から部下、ひとりひとりの思考が感じとれるようになりました。業務報告だけでなく、社員が感じたことや悩みなども書かれることがあり、適時にアドバイスができるようになりました。

  • 〇〇会社 部長:佐藤さん

    所属長に対して、何を指導しなければならないのかに気付く良い機会になりました。

  • 〇〇〇会社 社長:高橋さん

    報連相が徹底され、「社内の見える化」が浸透しました。情報が会社の大切な資産になっています。

  • 〇〇会社 社長:平田さん

    日報をチェックしていると、部下も読まれていることを意識し、伝える表現を工夫したりと日報の質が向上してきています。