花火財団の立ち上がり当初から利用させてもらっています。
業務を開始するにあたり、全職員のスケジュールや勤怠を管理できるシステムを探していたところ、当財団と同規模の別の団体より紹介を受けました。実例を見せてもらい、当財団でも利用できそうでしたので、そのまま導入に至りました。

　当財団は、長岡市からの出向社員も在籍しているため、長岡市の勤務形態に合った形での導入が求められました。そのため、休暇の種別であったり、休憩の時間など、導入時に細かく打ち合わせをしながらカスタマイズを行いました。当初の導入時は、色々なパターンを想定し、非常に苦労してカスタマイズをしていただいたと前任者からも聞いております。そのおかげで、当財団に適したシステムとなり、勤怠などが適切に管理できるようになりました。

　主に勤怠の部分を中心に利用していますが、スケジュールでは１つの画面で全員の予定を確認することができるので、情報共有がとてもしやすいと思います。また、残業申請も利用しているのですが、申請が承認されることで、残業時間の勤怠が自動作成されるので、二重入力などの手間が省けて助かっています。申請自体がペーパーレスで行えることもよいですし、さらに承認フローも簡単なので申請から承認までがスムーズにできてありがたいですね。

　弊社は舞台照明会社として1983年に創業し、現在はイベントの照明・音響からプランニングまで、エンターテインメントに関わるサービスを幅広く提供しています。業種柄、イベントの人員配置やシフト調整に大変苦労しており、それを解決できるツールを探しておりました。WEBで検索したところ、BeWorksが候補にあがり、他社システムとも比較した中で、デモ対応などでイメージがつかみやすく、またカスタマイズなどの相談も細かいところまでできたので、最終的にBeWorksを導入することに決まりました。

　シフトをエクセルや紙で管理していましたので、本社でしかシフトの調整や変更ができず、またそれを週1回グループウェア上で共有するなどの対応をしていました。ですが、それではシフトの急な変更を共有できませんし、場合によっては一部の人しかシフト変更を知らず、会社として本来の正しいシフトがわからないという状況が生まれていました。
また、外出や出張も多いため、紙での日報の提出も滞りがちでした。

　まず、シフトを全員で共有できるようになったこと、また複数人で出先からでもシフト管理ができるようになったことで、シフト共有にかかる業務効率が格段にアップしました。
シフトが一元管理されることで、変更や修正も随時共有されますので、以前のように急な変更で個別に連絡をしたり、またバラバラのシフトが存在するといた状況が解決いたしました。
　日報についても、カスタマイズで勤怠管理や交通費精算までが可能となりました。課題となっていた日報の未提出者についても、カスタマイズを加え、提出が滞らないような工夫をいたしました。

　まずシフトの部分では、シフトの空きや、逆に人員が足りない部分が一目でわかるように色付けしてもらいました。この機能は、シフトを組むのに非常に役立っております。
　日報の部分では、日々の業務報告の中で、その日の気づきを入力し、それに対して他の人がコメントしたり、内容を共有できるようになっています。特に、新入社員など、どのようなことを考え、また感じているのか上司も共有できますので、その項目を入れてよかったと感じております。
また、日報の提出を促すため、日報提出一覧の画面で誰が提出していないか、一目でわかるよう色分けをしてもらいました。日報の未提出者は、直属の上司にメールが送信されるようにもなっておりますので、総務（管理者）だけが未提出を把握するのではなく、上司もその状況を把握できるようにすることで、直接該当者に声がけをしてもらい、日報の未提出が改善されるようになりました。

　BeWorksを導入して、当初からこれらのことがすべて解決できたわけではありません。
日々システムを利用しながら、新たに出てきた課題に対して、どのように解決できるか、ベルソフト様の担当者と相談しあいながら今の形になりました。
カスタマイズによってどんどん進化してきたBeWorksを、今後も引き続き利用していきたいと思います。